Empowering Organization
Miglioriamo l'efficienza e l'efficacia delle organizzazioni
attraverso lo sviluppo della consapevolezza del loro valore e del loro potenziale.
Collaboriamo con e nelle organizzazioni per realizzare che
il tutto sia più della somma delle parti e il tutto non sia meno della somma delle parti.
Il tutto è più della somma delle parti.
L'affermazione può sembrare chiara: un'impresa ben organizzata è più delle persone che ci lavorano, delle funzioni in cui è organizzata, dei processi che ne regolano il funzionamento, dei sistemi che utilizza per realizzare i propri prodotti e servizi. Perché un'impresa sia più della somma delle sue parti, è però necessario:
- che ci sia una visione di sistema dell'organizzazione;
- che si abbia una conoscenza del valore dei singoli;
- la capacità di coglierne qualità che emergono dal sistema e non sono presenti nelle sue singole parti.
Il tutto è anche meno della somma delle parti.
Un'impresa può essere anche meno della somma delle persone che ci lavorano, delle funzioni in cui è organizzata, dei processi che ne regolano il funzionamento, dei sistemi che utilizza per realizzare i propri prodotti e servizi.
Se tutte queste parti non possono esprimere pienamente il loro valore e il loro potenziale o non operano sistematicamente ed in armonia con le altre parti, il tutto perde efficienza ed efficacia e può generare problemi non voluti, spesso anche «nascosti».
Attraverso Empowering Organization l'organizzazione acquisisce la consapevolezza strutturata:
- di cosa le manca o di cosa non le permette che il suo tutto sia più della somma delle sue parti;
- di cosa la limita, rallenta, ostacola e fa sì che il suo tutto sia meno della somma delle sue parti.
L'organizzazione trae un grande vantaggio da questa nuova consapevolezza di sé, potendo intervenire in modo puntuale per impiegare al meglio il valore ed il potenziale che possiede e ridurre ed eliminare le situazioni che non le permettono di esprimerli al meglio.
Come Empowering People, anche Empowering organization si articola in due fasi: la fase di conoscenza e la fase di futuro.
La fase di conoscenza del percorso Empowering Organization
Si realizza la conoscenza strutturata di sé dell'organizzazione rappresentandola come un sistema, integrando le sue mappe:
- lo scopo e la governance, definite nello statuto, nelle descrizioni organizzative, nelle procure, nei budget e nei bilanci, nella comunicazione interna ed esterna;
- il funzionamento verticale, descritto nell'organigramma;
- il funzionamento orizzontale, che è descritto nei processi e nelle procedure ed è implementato nei sistemi informativi;
- le relazioni con i clienti ed i fornitori, descritti nei contratti, nelle gare, nella cura del cliente;
- la relazione con le persone, sia da un punto di vista retributivo che motivazionale, culturale e sociale.
Le mappe però non sono il territorio, non è sufficiente leggerle per orientarsi, per cui una collaborazione classica basata sulla parte documentale non costruisce un sistema reale ma quello teorico.
Per questo motivo non è sufficiente lavorare con le aziende ma è necessario lavorare nelle aziende, parlare con le persone, osservare il lavoro. Solo in questo modo si rende reale il sistema che si può osservare analizzando i documenti che descrivono l'organizzazione.
Per capire il sistema reale in atto è necessario conoscere:
- le persone;
- le interazioni che lo caratterizzano;
- i processi di comunicazione;
- la gestione dei feedback;
- le tensioni positive e negative presenti nell'organizzazione;
- i dilemmi che si propongono;
- comprendere l'uso della dialettica;
- verificare la presenza di paradossi.
Nella fase di conoscenza si realizzano interviste soprattutto con i componenti «milestone» dell'organizzazione, le persone che agiscono nei punti dell'organizzazione dove si prendono le decisioni e si svolgono le più rilevanti comunicazioni organizzative interne ed esterne all'organizzazione.
Le modalità delle interviste sono:
- dialoghi di coaching e uso di alcuni strumenti del percorso di Empowering People;
- il mentoring, un dialogo in cui ci confrontano esperienze vissute e presenti, in un dialogo in cui si costruiscono assieme soluzioni;
- lo shadowing, l'affiancamento silenzioso del coach mentor alla persona dell'organizzazione, che alla fine gli restituisce il suo punto di vista sulle modalità di comportamento, comunicazione, pianificazione ed azione.
La fase di conoscenza dell'organizzazione restituisce all'organizzazione una «mappa di conoscenza» del proprio sistema, che ne evidenzia:
- dove e quando il sistema può limitare l'espressione del valore delle persone (l'organizzazione è meno della somma dei suoi componenti);
- dove e quando il sistema può limitare o ritardare la comunicazione;
- dove il sistema si chiude invece di aprirsi;
- i punti di forza dell'organizzazione, da valorizzare e da prendere a riferimento per estenderne le modalità in punti dell'organizzazione non efficienti o non efficaci.
La mappa della conoscenza realizzata permette di passare ad identificare che cosa realizzare per migliorare l'efficienza e l'efficacia dell'organizzazione:
- interventi immediati o di breve termine e medio termine, specifici, mirati a superare le inefficienze individuate o a cogliere le opportunità di miglioramento evidenziate nel lavoro già svolto;
- come si vuole trasformare l'organizzazione nel medio e lungo termine, attraverso la fase di futuro.
Dopo la fase di conoscenza, l'organizzazione può scegliere di realizzare dei progetti specifici. Inoltre può scegliere di completare il percorso di Empowering Organization con la fase di futuro.
Il percorso di Empowering Organization può limitarsi alla sola fase di conoscenza, che restituisce comunque alla organizzazione una importante consapevolezza di sé, e attivare dei progetti specifici di intervento in alcuni team, attività e settori dell'azienda.
Il completamento del percorso con la fase di futuro mette invece completamente a frutto la consapevolezza acquisita nella fase di conoscenza e proietta l'organizzazione o parte di essa nella costruzione del suo futuro a medio e lungo termine.
Progetti a breve e medio termine
Gli interventi specifici di immediato, breve e medio termine si realizzano con progetti che riguardano:
- interventi sul modello di leadership;
- integrazioni ai processi;
- digitalizzazione dei processi, knowledge management, uso dell'intelligenza artificiale;
- formazione delle persone su argomenti di cui si è condivisa la necessità di miglioramento della collaborazione;
- miglioramento della comunicazione interna, con clienti e fornitori;
- progetti specialistici in ambiti di specifica nostra competenza ed esperienza, accompagnati da formazione e dalla possibile gestione operativa. Questo tipo di interventi sono visibili alla pagina dedicata ai progetti.
La fase di futuro del percorso Empowering Organization
Per trasformare l'organizzazione nel medio e lungo termine, è necessario «immaginare» la nuova organizzazione che si andrà a costruire. La proprietà e il management dell'organizzazione, scegliendo le migliori modalità di coinvolgimento delle persone e degli stakeholder, lavora alla definizione del mandala dell'organizzazione.
Il mandala è ispirato all'opera di Gregory Bateson.
«Che cosa intendi per Ecologia della Mente? Beh… più o meno sono le cose di vario tipo che accadono nella nostra testa e nel nostro comportamento… e quando abbiamo a che fare con altre persone… e quando andiamo su e giù per le montagne… e quando ci ammaliamo e poi stiamo di nuovo bene… Tutte queste cose si interconnettono e, di fatto, costituiscono una rete che, in un linguaggio orientale, si potrebbe chiamare Mandala».
Nel mandala ci sono immagini anziché parole perché un'immagine non descrive semplicemente un concetto: lo evoca. Le immagini:
- attivano una comprensione più ampia della realtà;
- al contrario di una parola, che tende a definire e delimitare un concetto, un'immagine lascia spazio all'interpretazione personale, permette di cogliere contemporaneamente aspetti razionali, emotivi e intuitivi;
- favoriscono il pensiero sistemico. Il mandala non serve a descrivere singoli elementi, ma le relazioni tra essi. Le immagini aiutano a vedere il sistema nel suo insieme, senza irrigidirlo in definizioni verbali;
- riducono i condizionamenti del linguaggio. Le parole hanno significati diversi per persone diverse e possono innescare discussioni sulla loro interpretazione; un'immagine diventa invece uno stimolo che ciascuno può esplorare e spiegare, favorendo il dialogo;
- stimolano creatività e immaginazione.
Quando si progetta il futuro non si deve soltanto analizzare ciò che esiste, ma anche immaginare ciò che ancora non esiste. Le immagini facilitano questo processo di generazione di nuove possibilità.
Le immagini coinvolgono entrambi gli aspetti del pensiero, il linguaggio e la visione.
La ricerca sulla cognizione mostra che l'elaborazione visiva è molto rapida e coinvolge processi differenti rispetto al linguaggio verbale. Combinare immagini e riflessione permette una comprensione più ricca e profonda.
Il mandala ha quattro quadranti, che rappresentano:
- La conoscenza di sé, consapevolezza acquisita durante la fase di conoscenza del percorso di Empowering Organization;
- Cosa lasciar andare, qualcosa che impedisce che il tutto sia più della somma delle parti dell'organizzazione e che il tutto non sia meno della somma delle parti. Questa parte è generalmente molto legata alla leadership e ai processi, che sono due elementi cruciali per far esprimere all'organizzazione il suo valore ed il suo potenziale.
- Cosa manca, quello di nuovo che si deve apprendere per raggiungere la visione del mandala e che non è già presente nell'organizzazione, competenze, soft skills, innovazione, sostenibilità, velocità dei processi, disponibilità semplice, univoca ed immediata delle informazioni.
- La visione, l'immagine di ciò che si sceglie di costruire per un futuro dell'organizzazione che la renda sempre più in grado di esprimere il meglio nella produzione, nella competizione, nell'essere un luogo dove si lavora molto in equilibrio e stando bene.
Il piano di azione.
Dopo aver realizzato il mandala, si pianificano le azioni attraverso le quali si realizza la visione. Per ogni immagine dei quadranti del mandala «Cosa lasciar andare» e «Cosa manca» si individuano le azioni che si realizzeranno, quando ed in quanto tempo si metteranno in campo, se ne descrive il contenuto. Il piano di azione che si realizza in questo modo è quindi l'elenco di tutte le attività che l'organizzazione pianifica per raggiungere la visione del mandala.
Cosa dicono le organizzazioni che hanno fatto fare dei percorsi di Empowerment Organization
- Consapevolezza dell'organizzazione "Per la prima volta abbiamo avuto una rappresentazione chiara della nostra organizzazione reale, non di quella descritta nei documenti. Abbiamo capito dove si generava valore e dove invece il sistema rallentava il lavoro."
- Visione sistemica "Il percorso ci ha permesso di vedere le connessioni tra persone, processi e decisioni. Problemi che affrontavamo separatamente si sono rivelati parti dello stesso sistema."
- Priorità condivise "Abbiamo smesso di rincorrere le urgenze. Oggi sappiamo distinguere ciò che è fondamentale da ciò che è semplicemente rumoroso e abbiamo definito priorità condivise."
- Collaborazione "Le persone e le funzioni aziendali hanno iniziato a collaborare con maggiore continuità. Sono diminuite le sovrapposizioni, i conflitti e le interruzioni tra processi."
- Decisioni "Le decisioni vengono prese con maggiore rapidità perché tutti condividono una migliore comprensione dell'organizzazione e degli obiettivi da raggiungere."
- Futuro "Il percorso non ci ha fornito un piano già scritto, ma un metodo per costruire insieme il futuro dell'organizzazione, coinvolgendo il management e le persone."
Collaboriamo con organizzazioni ed in organizzazioni di diversa grandezza ed in diversi momenti della loro vita.
La nostra modalità di lavoro si può applicare a tutta l'organizzazione o anche ad una sola parte di essa o a un solo team; in questi casi è però necessario esplorare tutti i punti di comunicazione che la parte dell'organizzazione ha con altre funzioni e processi.